Положение об обработке и защите персональных данных
1. Общие положения и сфера действия
1.1. Основные термины
- База персональных данных — упорядоченная совокупность персональной информации, хранящаяся в электронном виде или в картотеках.
- Ответственное лицо — сотрудник, уполномоченный организовывать защиту персональных данных при их обработке согласно закону.
- Владелец базы — физическое или юридическое лицо, законно определяющее цель, состав и порядок обработки персональных данных.
- Государственный реестр баз — государственная система, содержащая сведения о зарегистрированных базах персональных данных.
- Публичные источники персональных данных — открытые ресурсы (реестры, каталоги и т. п.), опубликованные с согласия субъекта данных.
- Согласие — добровольное и документально подтверждённое разрешение лица на обработку его персональных данных.
- Обезличивание — удаление из данных идентификаторов, позволяющих установить личность.
- Обработка — любые операции с персональными данными (сбор, хранение, использование, передача, изменение, уничтожение и т. д.).
- Персональные данные — информация, по которой можно прямо или косвенно идентифицировать человека.
- Распорядитель базы — лицо/организация, имеющее право обрабатывать данные от имени владельца базы (не путать с техническими подрядчиками без доступа к содержанию).
- Субъект персональных данных — физическое лицо, чьи данные обрабатываются.
- Третье лицо — любой субъект, отличный от субъекта данных, владельца или распорядителя базы, а также контролирующего органа.
- Особые категории данных — чувствительная информация (например, об этническом происхождении, политических взглядах, состоянии здоровья и т. п.).
1.2. Сфера действия
Настоящее Положение обязательно для исполнения всеми сотрудниками и ответственными лицами продавца, имеющими доступ к персональным данным.
2. Перечень баз персональных данных
2.1. Продавец является владельцем следующих баз:
• база персональных данных контрагентов.
3. Цели обработки персональных данных
3.1. Персональные данные обрабатываются для обеспечения гражданско‑правовых отношений, предоставления/получения услуг и расчётов за приобретённые товары и услуги в соответствии с требованиями Налогового кодекса Украины и Закона Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине».
4. Порядок обработки персональных данных
4.1. Согласие на обработку предоставляется свободно и осознанно для достижения определённой цели.
4.2. Согласие может быть оформлено письменно, электронным документом либо технической отметкой.
4.3. Фиксация согласия осуществляется при установлении правоотношений с продавцом.
4.4. При заключении договоров субъект информируется о целях, правах и возможной передаче его данных.
4.5. Обработка особых категорий персональных данных не допускается.
5. Местонахождение баз персональных данных
5.1. Все базы, указанные в настоящем Положении, хранятся по адресу продавца.
6. Условия раскрытия/предоставления доступа
6.1. Доступ к персональным данным предоставляется только с согласия субъекта либо на основании закона.
6.2. Доступ не предоставляется, если запрашивающая сторона не гарантирует надлежащую защиту данных.
6.3. Запросы оформляются письменно и должны быть обоснованы.
6.4. Срок рассмотрения запроса — до 10 дней, срок ответа — до 30 дней.
6.5. При необходимости срок может быть продлён, но не более чем до 45 дней.
6.6. В случае отказа в доступе направляется мотивированное уведомление.
7. Защита персональных данных
7.1. Применяются организационные и технические меры безопасности согласно законодательству и внутренним политикам.
7.2. Назначается ответственное лицо за защиту персональных данных.
7.3. Ответственное лицо устанавливает правила доступа, уведомляет о нарушениях, ведёт учёт выданных согласий.
7.4. Оно вправе получать необходимые документы и вносить предложения по повышению уровня безопасности.
7.5. Сотрудники, имеющие доступ к ПД, обязаны соблюдать конфиденциальность.
7.6. За нарушение требований предусмотрена ответственность в соответствии с законом и внутренними актами.
7.7. Срок хранения данных определяется целью обработки или предоставленной субъектом согласием.
8. Права субъекта персональных данных
8.1. Субъект имеет право на доступ к своим данным, их исправление, удаление (в рамках законодательства), а также право обращаться в уполномоченные государственные органы или в суд.
9. Порядок работы с запросами
9.1. Субъект может направить письменный запрос на доступ к персональным данным. Запрос рассматривается до 10 дней, ответ направляется в срок до 30 дней.
10. Государственная регистрация баз
10.1. Регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии с действующим законодательством Украины.